Googleドキュメント

Googleドキュメントには、Microsoft Officeで見られるような機能が満載の雑然としたリボンはありませんが、便利なテクニックがいくつかあります。 あなたがそれらを探しに行かない限り、あなたはこれらの機能を見つけることができないかもしれません。

Googleのウェブベースのオフィススイートは長年にわたって成熟しており、オフラインアクセスからサードパーティのアドオンサポートまですべてを提供しています。 それは優れたリアルタイムのコラボレーション機能でどこでも機能する使いやすいオフィススイートです。

オフラインアクセスを有効にする

関連:アップグレード料金は不要:Microsoft Officeの代わりにGoogleドキュメントまたはOffice Web Appsを使用する

Googleドキュメントはオフラインで作業できます。 これにより、新しいドキュメントを作成したり、現在のドキュメントで作業を続行したり、インターネットに接続していないときにドキュメントを表示したりできます。 再びインターネットに接続すると、変更はオンラインで同期されます。

この機能にはGoogle Chromeが必要なので、Windows、Linux、Mac OS X、Chromebooksで機能します。 これを設定するには、Googleドライブのウェブサイトを開き、サイトの右上隅にある歯車ボタンをクリックして、[設定]をクリックします。 [全般]ウィンドウで、[オフラインで編集できるように作業をこのコンピューターに同期する]オプションが有効になっていることを確認し、[完了]をクリックします。 オフラインでGoogleドキュメントを使用するには、インターネットに接続していないときにChromeでGoogleドライブのウェブサイトに戻るだけです。

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リアルタイムでコラボレーション

関連:インターネット経由でドキュメントを共同編集する方法

Googleドキュメントには、Microsoft Officeのデスクトップバージョンよりも優れたコラボレーション機能があります。 リアルタイムで共同編集でき、ドキュメントにアクセスできる全員が一度に編集できます。 ドキュメントに他の人のカーソルが表示され、リアルタイムで入力を見ることができます。

[ファイル]> [共有]をクリックして、ドキュメントの共有を開始します。 メールアドレスで個々のユーザーを招待したり、ドキュメントへの特別なリンクを知っている人に編集を許可したりできます。

共有は編集だけではありません—共有機能を使用すると、ドキュメントを1人以上のユーザーと共有して、ドキュメントを表示することができます。 それらには常に最新のコピーがあるため、ファイルを電子メールで送信するよりも便利な場合があります。 また、ドキュメントにコメントを残す機能を提供して、ドキュメントを変更することを許可せずに入力を取得することもできます。

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ドキュメントを公開する

Googleドキュメントを使用すると、ドキュメントをオンラインですばやく公開できます。 [ファイル]> [ウェブに公開]をクリックし、[公開開始]ボタンをクリックするだけです。 ドキュメントへの公開リンクが公開形式で届くので、他の人と共有したり、他の人が閲覧したりできます。 自分のサーバーのどこかにドキュメントをホストする必要はありません。

この機能は共有機能とは別のものです。 ドキュメントが公開されると、リンクを知っている全員がドキュメントを表示できます。 共有すると、ごく一部の人としか共有できません。 共有ドキュメントにアクセスすると、Googleドキュメントエディタが表示されます。 公開されたドキュメントにアクセスすると、ドキュメントは一般的なWebページとして表示されます。

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次の入力ミス/前の入力ミスに移動

間違いをすばやく修正するには、Ctrl + 'キーボードショートカットを使用して、現在のドキュメントの次のタイプミスとCtrl +に移動します。 前のタイプミスに移動します。 これにより、現在のドキュメントをスクロールして赤い下線を探すことなく、タイプミスをすばやく修正できます。

Googleドキュメントには最近、スペルチェック機能も追加されました。この機能を使用すると、現在のドキュメントの問題をすばやくざっと確認できます。これは、長い間欠けていた機能です。ツール>スペルチェックをクリックするだけで使用できます。

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リンクを検索して挿入する

GoogleドキュメントにはGoogle検索の機能が組み込まれており、現在のドキュメントにリンクを簡単に挿入できます。 新しいブラウザタブを開いて、リンクするページを検索する代わりに、リンクダイアログから直接検索できます。 これを行うには、[挿入]> [リンク]オプションをクリックします。 ダイアログに検索を入力すると、Googleは検索に一致するページを表示します—クリックすると、選択したアドレスへのリンクが作成されます。

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テキストスタイルを構成する

ドキュメント内のすべてのテキストを手動でフォーマットするのではなく、スタイルを使用してテキストをフォーマットする必要があります。 つまり、すべての見出しを特定のフォントサイズと太字のテキストに設定するのではなく、スタイルボックスをクリックして「見出し1」に設定するだけです。

さまざまなスタイルで使用されるフォント設定を簡単に編集することもできます。 最初に、スタイルに使用するフォーマットのタイプを使用するようにテキストをフォーマットします。 そのテキストを選択し、画面上部のスタイルボックスをクリックして、変更するスタイルの右側にある矢印をクリックします。 「「スタイル名」を一致するように更新」オプションをクリックすると、そのスタイルで選択したフォーマットのタイプが使用されます。

これらのカスタマイズされたスタイルを保存して他のドキュメントで使用するには、ここのリストの下部にある[オプション]メニューをクリックし、[デフォルトのスタイルとして保存]を選択します。

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個人用辞書を管理する

Googleドキュメントで単語にタイプミスがあると思われるが、それが正しいことがわかっている場合は、下線が付いている単語を右クリックして、[個人用辞書に追加]を選択できます。 次に、[ツール]> [個人用辞書]をクリックして、個人用辞書の単語リストを編集できます。 スペルミスのある単語を誤ってこのリストに追加した場合、Googleが再度警告する前に、ここから単語を削除する必要があります。

このオプションはかなり最近の機能です。以前は、Googleドキュメントでは、このリストに追加した単語を削除できませんでした。 リストを見て、過去に誤って間違った単語をリストに追加していないことを確認してください。

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ウェブクリップボードでコピーして貼り付ける

Googleドキュメントには、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド全体で共有するウェブクリップボード機能があります。 このクリップボードはGoogleアカウントに関連付けられているため、使用しているすべてのコンピューターでフォローされます。 標準のオペレーティングシステムのクリップボードとは異なり、ウェブクリップボードには複数のアイテムを含めることができます。 クリップボードは、テキスト、画像、描画、およびその他のGoogleドキュメントのデータをサポートしています。

この機能を使用するには、テキストを選択して[編集]をクリックし、[ウェブクリップボード]メニューを使用します。 これは、図面などのいくつかのタイプのデータを、異なるタイプのGoogleドキュメント間でコピーするための最良の方法です。 ウェブクリップボードに保存したアイテムは、操作しないと30日後に消去されます。

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リサーチツールを使用する

Googleドキュメントには、リサーチ用に設計されたサイドバーが含まれています。[ツール]> [リサーチ]をクリックして開きます。 このサイドバーを使用すると、画像、引用、Web結果を検索して、ドキュメントに簡単に挿入できます。 また、学術研究を検索し、MLA、APA、またはシカゴの引用形式に適切な脚注または引用をすばやく挿入することも容易になります。 Webの結果に引用をすばやく挿入することもできます。これは、学校の論文の参考文献を作成する簡単な方法です。

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アドオンをインストールする

アドオンはかなり新しい機能です。 これらは、Google Apps Scriptで作成されたサードパーティのソフトウェアです。 それらをインストールするには、[ツール]> [アドオンの管理]をクリックします。 その後、アドオンメニューから使用できます。

たとえば、任意の単語を選択できるシソーラスアドオンをインストールし、[アドオン]> [シソーラス]> [選択した単語の類義語を検索]をクリックして、ドキュメントの作成中に類義語を表示できます。 その他のアドオンには、簡単な参考文献作成者、図表作成ツール、目次ジェネレーターが含まれます。

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Googleドキュメントにも、より多くのトリックがあります。 [ファイル]> [形式を指定してダウンロード]メニューは特に便利で、さまざまな形式でドキュメントをダウンロードできます。 特定のファイル形式でドキュメントを送信または電子メールで送信する必要がある場合は、PDFまたはMicrosoft Officeドキュメントとしてダウンロードできます。