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高速インターネット接続、巨大なハードドライブ、無料のクラウドストレージが大量にあるこの時代でも、ファイルサイズが重要になることがあります。 メールで送受信できるファイルのサイズに制限があるか、サムドライブの空き容量が不足している可能性があります。 理由が何であれ、画像を含むOfficeドキュメントがある場合、それらのファイルのサイズを大幅に削減できる可能性があります。

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Officeは既にファイルのサイズを小さく保つために裏で働いています。 新しいDOCXファイルタイプは基本的にZIPファイルとして機能し、ファイルのコンテンツを圧縮します。 ドキュメントに複数回表示される画像とテキストは、実際のファイルに1回だけ保存されます。 したがって、少なくとも最近のバージョンのOfficeアプリでは、ファイルサイズが大きいのは、通常、ドキュメントにさまざまな画像が多数含まれていることが原因です。

Officeアプリには、これらの画像サイズを抑えるための便利なツールもいくつか用意されています。 この記事では、例としてOffice 2016(より具体的にはWord 2016)を使用しています。 ただし、ExcelやPowerPointなどの他のOfficeアプリや、以前のバージョンのOfficeで説明したのと同じツールが、少なくともOffice 2010に戻っています。

Officeドキュメントの画像を圧縮する

画像付きのドキュメントのファイルサイズを小さくするために最初に行うべきステップは、それらの画像を圧縮することです。 各Officeアプリには、それを行うための便利なツールが用意されています。 ここではWordを使用しています(次の手順でもこれを参照します)が、他のOfficeアプリでも同じ場所に機能が見つかります。

ドキュメントで、画像をクリックして選択します。 画像を選択すると、Officeツールバーに表示される[書式]メニューをクリックします。

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[書式]メニューの[画像の圧縮]ボタンをクリックします。

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選択した画像のみを圧縮する場合は、[画像の圧縮]ウィンドウで[この画像にのみ適用]をクリックします。 このオプションがチェックされていない場合、アクションはドキュメント内のすべての画像に適用されます。 ドキュメント内の画像をトリミングしていて、トリミングした領域を削除したい場合は、「画像のトリミングされた領域を削除」を選択します。 このオプションを選択した場合、元の画像を再挿入しない限り、後でトリミングを元に戻すことができないことに注意してください。 画像を圧縮する解像度を選択することもできます。 ニーズをカバーする最低解像度を選択してください。 完了したら、[OK]をクリックします。

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文書内の画像の数によっては、Wordで画像がすべて圧縮されるまでに少し時間がかかる場合があります。 完了したら、ドキュメントを保存して、新しいファイルサイズを確認します。 変更を適用するかどうかわからない場合は、いつでもドキュメントを新しいファイルとして保存し、ファイルサイズを元のバージョンと比較できます。

画像から編集情報を削除する

Officeアプリには、あらゆる種類の優れた画像編集ツールが組み込まれています。これらを使用すると、Wordは元の画像を保持し、行った編集内容を追跡するため、必要に応じて元に戻したり、元の画像に戻ったりすることができます。 。 画像のフォーマット方法に満足している場合は、保存されたすべての編集情報によってファイルのサイズが大きくなるだけです。 文書内の画像を圧縮してもファイルサイズが十分に小さくならない場合は、保存されている書式情報をWordで削除することもできます。 この場合も、必要に応じて元に戻すことができるように、開始する前にドキュメントを新しいファイルとして保存することをお勧めします。

ドキュメントを開いた状態で、[ファイル]メニューをクリックします。

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[ファイル]メニューの[オプション]をクリックします。

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[Wordのオプション]ウィンドウで、左側の選択肢から[詳細]をクリックします。

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[Wordの詳細オプション]ウィンドウで、右側の[画像のサイズと品質]セクションまでスクロールします。 [編集データを破棄する]オプションを選択すると、ファイルを保存するときに書式情報が破棄されます。 このセクションの他のオプションを使用すると、画像が圧縮されないようにドキュメントを保護し、画像を圧縮するときのデフォルトの解像度を選択できます(ただし、圧縮時に常に新しい解像度を選択できます)。

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それが終わったら、ファイルを保存(または新しいファイルとして保存)してから、新しいファイルサイズを確認します。 それはおそらくかなり下がったでしょう。

この例では、約20 MBの高品質の画像を含み、サイズが約48 MBのWordファイル(次の画像の「File 1.docx」)を取得しました。 これらの画像の多くはトリミングされ、一部はサイズ変更され、いくつかは他の方法で編集されました。 画像を圧縮して保存されたフォーマット情報を削除すると、新しいファイル(次の画像の「File 2(compressed).docx」)は35 MB未満になり、ファイルサイズが約27%減少します。 また、DOCX形式の組み込み圧縮を示すために、そのファイルも圧縮しました。 ご覧のとおり、zipファイルとunzipファイルのサイズの違いはごくわずかです。

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以上です! 画像は大きく、Officeドキュメントのサイズが急速に大きくなる可能性があります。 しかし、Officeアプリに組み込まれている圧縮ツールを使用して古い編集情報を削除することにより、画像を含むOfficeドキュメントのサイズを大幅に減らすことができます。